ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN

Nama : Ida Asmara MK : Administrasi Pendidikan
NIM : 073111080 Dosen : Drs. H. Jasuri, M. SI

ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN
A. PENGERTIAN ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN
Administrasi Tata Laksana / Tata Usaha Sekolah / Pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis di sekolah, agar PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Administrasi Tata Laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimpun,mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah / pendidikan.
B. TUNJANGAN ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN TERHADAP GARAPAN – GARAPAN ADMINISTRASI SEKOLAH
Adapun tunjangan administrasi tata laksana terhadap garapan-garapan administrasi sekolah adalah sebagai berikut:
1. Terhadap Administrasi Peserta Didik
Sejak dari kegiatan penerimaan peserta didik baru, mengisi buku induk dan buku klaper, penataan peserta didik dalam kelas, sampai peserta didik eksit dari sekolah, semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan seluruh kegiatan administrasi peserta didik.
2. Terhadap Administrasi Personal
Tidak banyak berbeda dengan kegiatan administrasi peserta didik, makla sejak pendaftaran, lamaran, pengumpulan berkas administratif, pengusulan kenaikan pangkat / jabatan, sampai pensiun, dan sebagainya, maka bantuan / tunjangan kegiatan tata laksana sangat besar demi kelancaran administrasi.
3. Terhadap Administrasi Kurikulum
Seperti pembuatan SATPEL merupakan tugas guru sepenuhnya, tetapi penulisan dan penggandaannya adalah termasuk kegiatan dari tata laksana. Juga tugas evaluasi adalah tugas guru, tetapi pengisiannya kedalam legger dan rapor adalah tugas tulis menulis yang biasa dilakukan oleh guru sendiri, tapi dapat diserahkan kepada tata usaha dan sebagainya.
4. Terhadap Administrasi Sarana Prasarana
Tugas-tugas perencanaan pengadaan, prakualifikasi, pengadaan, penyimpanan, dan seterusnya sampai penghapusan adalah tugas administrasi sarana yang kegiatannya lebih ditekankan pada kegiatan tata laksana, seperti inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan, rehabilitasi, dan seterusnya.
5. Trehadap Administrasi Biaya
Pembuatan Rencana Anggaran, pembukuan, serta pengisian buku kas adalah tugas dari bendahara,tetapi pengetikan daftar gaji, laporan, dan sebagainya adalah kgiatan tata laksana.
6. Terhadap Tata Laksana sendiri
Tugas dari tata laksana adalah menerima surat, mengagenda, memproses, mengagandakan, mengarsip, sampai mengirim surat keluar merupakan tugas dari tata laksana sendiri.
7. Terhadap Administrasi Organisasi
Kegiatan pengorganisasian struktural dan tata jenjang memang erat hubungannya dengan tugas pembutan kebijakan, namun semuanya itu jelas tidak lepas dari kegiatan tulis menulis, seperti menggambarkan struktur organisasi di tingkat sekolah, regional, sampai nasional. Demikian juga organisasi tata jenjang pendidikan sebagai alat pelaksana kebijakan pendidikan, disebarkan dengan jasa tata laksana dan seterusnya.
8. Terhadap Administrasi HUMAS
Pembuatan program pelaksanan program sampai evaluasi program Husemas serta tindak lanjut merupakan tugas administrasi Husemas, namun penjabaran kegiatannya tak dapat lepas dari kegiatan tulis menulis seperti penulisan program, pembuatan dan pengiriman surat-surat, pembuatan surat ijin dan sebagainya.
9. Terhadap Suvervisi Pendidikan
Tidak hanya terhadap kedelapan bidang garapan saja, tetapi kepada kegiatan supervisi pendidikan pun selalu mendapat tunjangan yang tidak sedikit dari kegiatan tata laksana. Tiada kegiatan yang tanpa ditulis/diketik, diproses, digandakan, dikirim, dan sebagainya. Juga pembuatan format-format supervisi, undangan rapat, pengetikan dan penempelan pengumuman dan sebagainya.

C. PROSES PENGURUSAN SURAT
Pengurusan surat merupakan tata kerja atau prosedur surat menyuirat yang meliputi kegiatan mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan surat-surat.
Mencatat surat merupakan kegiatan mencatat keterangan-keterangan yang terdapat pada suatu surat sepertiasdal surat, tujuan, nomor, sifat, isi dan sebagainya. Mengarahkan surat merupakan kegiatan menyampaikan surat sesuai tujuannya. Mengendalikan surat merupakan kegitan memonitor atau mengawasi perjalanan suatu surat sehinga dapat diketahui secara pasti sampai dibagian agenda surat masuk, di meja pimpinan, pengetikan, agenda surat keluar, ekspedisi, dan sebagainya. Kegiatan-kegoiatan tersebut di atas akan semakin baik bila mengunakan suatu sistem tertentu yang disebut sistem kartu kendali.
Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali surat, kartu kendali berfungsi pula sebagai:
1. Alat penelusur, untuk menemukan lokasi surat dengan tepat cepat.
2. Alat penganar ekspedisi surat
3. Arsip penganti.
Dengan mengunakan kartu kendali akan dapat diperoleh beberapa keuntungan sebagai berikut:
1. Kartu kendali dapat mengurangi pencatatan yang berulang-ulang dan berbeda, karena di dalam pencatatan surat sekaligus dipergunakan kartu kendali rangkap tiga.
2. Dengan kartu kendali dapat membedakan sekaligus antara surat biasa dengan surat penting, sebab hanya surat penting saja yang dicatat dalam kartu kendali, sedangkan surat biasa mengunakan lembar pengantar surat rutin dalam pencatatanya, dan surat rahasia mengunakan lembar pengantar surat rahasia.
3. Kartu kendali bermanfaat sebagai penelusur dalam menentukan lokasi surat dengan cepat dan tepat.
4. Kartu kendali mempermudah pengaturan surat menurut cara penyimpanan tertentu.
5. Dengan karu kendali dapat mempermudah penyusunan arsip yang ada dalam unit pengolah. Juga dapat mempermudah inventarisasi arsip, penilaian arsip unuk keperluan pemusnahan arsip.
D. SISTEM PENGOLAHAN ARSIP
Arsip atau sering disebut dengan peringgal merupakan pusat data pengingat, sumber informasi, dan sumber peneliian, yang harus dikelola dengan saksama sera mengunakan sistem penataan dan penyimpanan yang handal. Adapun sistem yang dapat digunakan anara lain menurut sistem masalah, sistem abjad, sistem tunggal, dan sistem wilayah. Pada hakikatnya sistem-sistem tersebut bertujuan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat terutama arsip-arsip penting agar senantiasa terawat dengan baik terjamin keamanan serta sifat otentiknya, seperti buku arsip STTB, Akta berdirinya sekolah, Status sekolah, dan sebagainya. Untuk mencegah terjadinya penumpukan arsip yang sesuai, maka dapat dilakukan penyusutan arsip dengan pemusnahan arsip-arsip yang sudah tak berguna.
Dalam kegiatan administrasi tata laksana perlu juga adanya pemahaman terhadap berbagai alat tulis kantor, yang dapat dikelompokkan menjadi alat dan bahan perkantoran.
1. Alat-alat perkantoran
Sebagaimana dalam administrasi sarana pendidikan, maka alat-alat perkantoran termasuk barang tak habis pakai, artinya barang tersebut tidak susut volumenya selama dipergunakan, tetapi memerlukan pemeliharaan agar awet pakai dan siap pakai. Misalnya mesin tulis, komputer, mesin hitung, mesin stensil dan sebagainya.
2. Bahan-bahan perkantoran
Bahan perkantoran termasuk barang habis pakai yang susut volumenya bila dipergunakan dan akan susut terus sampai habis serta tidak perlu diinventarisasikan lagi. Misalnya tinta, bermacam macam kertas,balpoint, spidol dan lain sebagainya.






REFERENSI
Gunawan, Ary, Administrasi Sekolah, ( Jakarta: PT Rineka Cipta,1996 )
Soetopo, Hendrat, Wasty, Somanto, Pengantar Operasional Administrasi
Pendidikan, ( Surabaya : Usaha Nasional, 1982 )
Tim Dosen Administrasi Pendidikan, Pengelolaan Sekolah, ( Bandung : 2003 )
http://www.idhammaulana.blogspot.com/2010/05/administrasi